Privacystatement

Bij Mental Care Group behandelen we jou en je gegevens met aandacht en respect. In dit privacystatement vertellen we je onder andere waarom wij gegevens verzamelen, hoe we ervoor zorgen dat jouw gegevens veilig bij ons zijn en wat je privacyrechten zijn. 

Zorgvuldig met gegevens

Mental Care Group bestaat uit zes verschillende labels en het hoofdkantoor. Het sollicitatieproces van al onze organisatieonderdelen is gelijk en wordt gecoördineerd vanuit ons Shared Service Center (SSC B.V.). Ook bepaalt SSC B.V. de doelen en middelen van de verwerking van gegevens van sollicitanten. Daarom is SSC B.V. verantwoordelijk voor de verwerking van jouw gegevens. 

Onze privacybeloften

  • We gaan integer om met jouw gegevens en volgen daarin ons ethisch kompas.
  • We zijn duidelijk over wat we doen met jouw gegevens.
  • We verzamelen jouw gegevens alleen als we ze nodig hebben voor ons doel. Ons hoofddoel is om te kijken of je bij ons kan en wil komen werken. Andere doelen hebben daar altijd mee te maken. We gebruiken niet meer gegevens dan nodig voor het doel.
  • We verkopen jouw gegevens nooit. Aan niemand.
  • We staan open voor feedback over de manier waarop we met jouw gegevens omgaan. Je kan altijd bij ons terecht met vragen of verzoeken over de verwerking van jouw gegevens via privacy@mentalcaregroup.nl.

Waarvoor gebruiken we jouw gegevens?

Als je bij ons solliciteert dan hebben wij gegevens van jou nodig. Deze gebruiken we voor verschillende doeleinden:

  • Om te bepalen of je bij ons kan en wil komen werken
    Zo vergelijken we jouw gegevens met al onze vacature(s) en de daarbij behorende kwalificaties en voorwaarden, kunnen we contact opnemen met jou voor een nadere kennismaking en maken we aantekeningen van onze contacten en/of gesprekken.
  • Screening
    Wij screenen al onze potentiele nieuwe medewerkers. Voor zorgverleners is dit wettelijk verplicht en voor andere functies hebben wij hiervoor een gerechtvaardigd belang om de kwaliteitscertificeringen die wij als organisatie hebben te behouden. In het kader van onze screening kunnen wij contact opnemen met opgegeven referenten en/of opleidingsinstituten. Daarnaast kunnen we je vragen om een Verklaring Omtrent Gedrag als je bij ons in dienst treedt.
  • Om contact met je te houden
    In de eerste plaats houden we uiteraard contact met je over het verloop van de sollicitatieprocedure. Daarnaast kunnen we je ook informatie sturen over onze organisatie in het algemeen of andere vacatures waar jij niet naar hebt gesolliciteerd, maar die wellicht interessant voor je kunnen zijn. Als je daarvoor toestemming geeft, houden we jouw gegevens hiervoor een jaar na het eindigen van de sollicitatieprocedure in ons bestand.
  • Voor het voorbereiden en aangaan van de arbeidsovereenkomst
    Als je wordt aangenomen, gebruiken we jouw gegevens om de arbeidsovereenkomst voor te bereiden, op te stellen en met jou aan te gaan. Vanaf het moment dat je bij ons in dienst bent, ben je een medewerker en valt de verwerking van jouw gegevens onder het privacystatement voor medewerkers. Dit privacystatement krijg je als je in dienst treedt en is altijd op te vragen bij de afdeling HR.
  • Evaluatie van de sollicitatieprocedure
    Soms vragen we sollicitanten in een enquête (per e-mail) om hun ervaringen met ons sollicitatieproces. Dit doen we om van jouw ervaringen te leren en zodat we ons sollicitatieproces verder kunnen verbeteren.

Welke gegevens gebruiken we?

We gebruiken mogelijk de volgende gegevens van jou:

  • Jouw contactgegevens, zoals je naam, adres, (privé) e-mailadres en telefoonnummer;
  • Jouw geslacht, geboortedatum en/of leeftijd;
  • Een foto als je die aan ons verstrekt;
  • Jouw motivatiebrief en alle gegevens die jij zelf vermeldt op je cv;
  • Gegevens over jouw opleidingen, ontwikkeling, gevolgde cursussen, stages en arbeidsgeschiedenis;
  • Het aantal uur dat je wil werken en per welke datum je beschikbaar bent;
  • Belonings- en/of salarisgegevens;
  • Gegevens van referenties;
  • Gegevens van jouw Linkedinprofiel;
  • Aantekeningen van onze contacten of gesprekken met jou;
  • Een Verklaring Omtrent Gedrag (VOG) als je bij ons in dienst treedt;
  • Bij interne sollicitaties: de gegevens in jouw personeelsdossier.

Met wie wisselen we gegevens uit?

De meeste gegevens die we van jou hebben, heb je ons zelf verstrekt. Sommige gegevens krijgen we van anderen of halen we uit openbare bronnen. Jouw gegevens zijn geheim, maar dit betekent niet dat we nooit gegevens delen met andere partijen. Hieronder leggen we je graag uit waarom we met bepaalde partijen gegevens uitwisselen en vanwege welke wettelijke reden we dit mogen doen.

Wij kunnen gegevens uitwisselen met:

  • Dienstverleners die ons helpen bij het uitvoeren van ons werk
    Dit zijn zogeheten ‘verwerkers’. Zij verwerken gegevens alleen in onze opdracht en voor onze doelen, niet voor zichzelf. Dit zijn bijvoorbeeld onze ICT-dienstverleners, zoals de partij die de informatie voor ons opslaat die wordt ingevoerd in het online sollicitatieformulier, of de partij die onze IT-omgeving beheert waarin alle gegevens worden opgeslagen. Voor deze gegevensuitwisseling hoeven we jouw toestemming niet te vragen, omdat dit nodig is voor de hierboven beschreven doelen en die partijen onder onze verantwoordelijkheid werken. Natuurlijk maken we met hen goede afspraken in contracten. Bijvoorbeeld dat zij zelf niks met jouw gegevens mogen doen, jouw gegevens ook geheim moeten houden en dat ze jouw gegevens goed moeten beveiligen.
  • Opleidingsinstanties en/of referenties
    We kunnen jouw gegevens aan hen verstrekken om jouw opleiding, diploma of werkervaring te verifiëren.

Internationale doorgifte van gegevens

Wij kunnen jouw gegevens doorgeven aan landen buiten de Europese Economische Ruimte (EER). Als hier sprake van is volgen we ons beleid internationale gegevensdoorgifte. In de meeste gevallen betekent dit dat we door de Europese Commissie goedgekeurde modelcontractbepalingen gebruiken om jouw gegevens te beschermen.

Geen profilering of geautomatiseerde besluitvorming

Wij profileren je niet op basis van jouw gegevens en we maken ook geen gebruik van automatische besluitvorming.

Bewaren van gegevens

Wij bewaren je gegevens zolang wij deze nodig hebben. Dat is in principe gedurende de sollicitatieperiode en tot 4 weken na afronding daarvan. Als je ons toestemming geeft, bewaren we je gegevens langer: tot 1 jaar na afronding van de sollicitatieprocedure. Zo kunnen we je in de toekomst nog benaderen als er een vacature ontstaat die interessant voor je kan zijn. Na de bewaartermijn verwijderen wij je gegevens.

Hoe zorgen wij dat jouw gegevens veilig zijn bij ons?

Wij doen er alles aan om ervoor te zorgen dat jouw gegevens veilig zijn bij ons. Dit doen we onder andere door:

  • Medewerkers te screenen en ervoor te zorgen dat iedere (HR-/recruitment-)medewerker aan geheimhouding gebonden is door de wet, beroepscodes of een contract.
  • Onze systemen goed te (laten) beveiligen, bijvoorbeeld door internetverbindingen te beveiligen, 2-factor authenticatie te gebruiken en door vast te leggen wat er in onze systemen gebeurt.
  • Onszelf te laten toetsen door een externe partij, waardoor we ook een NEN 7510 certificaat hebben. Dit certificaat laat zien dat wij onze informatie goed beveiligen.
  • Blijvend en periodiek aandacht te besteden aan training en bewustwording op dit gebied.

Heb je ondanks alle maatregelen die we hebben genomen toch een (beveiligings-)probleem gevonden? Meld dit dan via security@mentalcaregroup.nl.

Jouw privacyrechten

Wijzigingen privacystatement

Als er iets verandert aan de manier waarop we jouw gegevens verwerken, passen we ons privacystatement daarop aan. De laatste versie van ons privacystatement is altijd te vinden op deze website en op te vragen via privacy@mentalcaregroup.nl.

Deze laatste versie van het privacystatement is gemaakt op 6 oktober 2022.

Vraag, tip of klacht?

Heb je een klacht over privacy of wil iets melden bij de interne toezichthouder van Mental Care Group? Stuur een e-mail naar de Functionaris Gegevensbescherming via fg@mentalcaregroup.nl. Je kunt ook een brief sturen naar:

SSC B.V.
T.a.v. de Functionaris Gegevensbescherming
Steijnlaan 12
1217 JS Hilversum

Komen wij er samen helaas niet uit? Leg je klacht dan voor aan de Autoriteit Persoonsgegevens.